Informacja – strategiczny zasób przedsiębiorstwa

Informacja – strategiczny zasób przedsiębiorstwa www.flickr.com

Kancelarie tajne – narzędzie ochrony informacji w firmach i instytucjach.

O wadze problemu ochrony informacji strategicznych dla przedsiębiorstwa bądź instytucji nie trzeba chyba przekonywać nikogo, jako że żyjemy w warunkach gospodarki rynkowej opierającej się między innymi na konkurencji, czasem ostrej. Ochrona informacji określanych jako tajemnica państwowa ma w tym wymiarze jeszcze większe znaczenie, gdyż obejmuje także aspekt bezpieczeństwa państwa i jego obywateli.

Zapewnienie ochrony informacji określanych jako tajemnica państwowa jest szczególnie istotne i przy tym nadzwyczaj trudne na styku państwo-przedsiębiorstwo powstającym w wyniku wykonywania przez przedsiębiorstwo działań na rzecz i zlecenie państwa, gdzie występuje szczególne zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji. Ze względu na rangę problemu, zasady ochrony informacji stanowiących tajemnicę państwową zostały unormowane ustawowo w postaci ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych i przepisów wykonawczych do niej.

Cztery filary bezpieczeństwa

W myśl wspomnianej ustawy ochrona informacji niejawnych została oparta na czterech podstawowych filarach:

  • właściwych osób (dających rękojmię zachowania tajemnicy),
  • właściwych zabezpieczeń fizycznych (pod kątem włamania oraz nieuprawnionego dostępu),
  • właściwej organizacji obiegu informacji,
  • właściwego zabezpieczenia systemów teleinformatycznych.

Określone to zostało zgodnie z założeniem, że tylko sprawne działanie wszystkich elementów takich jak sprawdzony i lojalny personel, odpowiednie środki ochrony fizycznej, sprawny i nadzorowany obieg informacji oraz bezpieczny – certyfikowany system komputerowy mogą zagwarantować wystarczający poziom bezpieczeństwa informacji.

Jako miejsce wydzielone w przedsiębiorstwie specjalnie dla ochrony informacji niejawnych powstała kancelaria tajna, przy czym w aktach wykonawczych (rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r.) do wspomnianej ustawy o ochronie informacji niejawnych dokładnie określone zostały wymogi jakie powinna ona spełniać aby zapewnić niezbędne minimum bezpieczeństwa. Między innymi określono materiał z jakiego muszą być wykonane ściany i strop kancelarii tajnej, normy, jakie mają spełniać zamki instalowane w drzwiach kancelarii tajnej, normy, jakim muszą podlegać szafy do przechowywania dokumentów oraz wiele innych szczegółów dotyczących bezpieczeństwa fizycznego kancelarii.

Określono także wymogi co do wspomnianego aspektu zasobu ludzkiego – jednego z czterech filarów bezpieczeństwa, czyli kierownika i pracowników kancelarii tajnych oraz pełnomocnika ochrony informacji niejawnych w przedsiębiorstwie. Dokonano podziału kompetencyjnego wspomnianych stanowisk oraz dokładnie określono zakres obowiązków pełnionych na tych stanowiskach w związku z ochroną informacji niejawnych. Wszystko to z myślą o zapewnieniu osobom mającym dostęp do informacji chronionych i odpowiedzialnych za tę ochronę klarownej wykładni postępowania – koniecznej w szczególności w sytuacjach zagrożenia.

Najdelikatniejsze ogniwo ochrony

Wspomniana wykładnia prawna, jak i odpowiednie szkolenie są elementami niezbędnymi do odpowiedniego przygotowania poszczególnych osób do pełnienia funkcji związanych z pracą w kancelarii tajnej, a więc z ochroną informacji niejawnych. Takie osoby bowiem, według specjalistów, są najbardziej narażone na wszelkiego rodzaju naciski, bardziej lub mniej brutalne, ze strony osób bądź instytucji chcących pozyskać informacje kluczowe dla przedsiębiorstwa, a jeszcze częściej dla państwa. Jednocześnie czynnik ludzki to ciągle, zdaniem specjalistów, najdelikatniejsze ogniwo systemu ochrony informacji. Na niekorzyść działają tu zarówno wspomniane naciski (zagrożenie życia, szantaż, sabotaż), jak i sama konstrukcja psychiczna jednostki ludzkiej. Wyobraźmy sobie chociażby sytuację, gdy osoba chcąca zdobyć daną informację grozi naszym bliskim, porywa nasze dziecko albo najzwyczajniej nas szantażuje. Żeby nas przekonać do współpracy nie potrzeba wbrew pozorom tak wiele – głos w słuchawce uprowadzonego dziecka, czasem improwizowany, odpowiedni przedmiot szantażu czy zastraszenie – te elementy przeważnie wystarczają, abyśmy pozostawili otwarte okno, wyjęli z kancelaryjnej szafy dokument i przez chwilę go pozostawili na widocznym miejscu, opuścili na chwilę kancelarię tajną, czy sfotografowali odpowiedni dokument. 

Myśleć i działać całościowo

Sytuacji takich jak powyższe nie da się uniknąć. Wbrew pozorom naszych czasów nie charakteryzuje „spokój i cisza” w zakresie chociażby szpiegostwa gospodarczego. Metodą na poradzenie sobie z ewentualną sytuacją zagrożenia, taką jak powyższe czy podobną, jest odpowiednie przeszkolenie, a także zapewnienie kompleksowego i skutecznego systemu bezpieczeństwa w naszej jednostce organizacyjnej.

Ochrona bowiem może zawieść na każdym niemalże kroku, począwszy od bramy wjazdowej do zakładu, przejściu przez firmowe drzwi wejściowe aż po wizytę nieodpowiedniej osoby w kancelarii tajnej. W związku z powyższym niezbędna jest koordynacja systemu bezpieczeństwa na poziomie całego przedsiębiorstwa. Jednym z elementów takiego systemu jest wydzielenie i odpowiednia gradacja stref bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie, w tym stworzenie strefy administracyjnej – o najszerszym dostępie, strefy bezpieczeństwa – o ograniczonym dostępie oraz specjalnej strefy bezpieczeństwa, do której dostęp uzyskuje najmniejsze grono skrupulatnie wyselekcjonowanych osób.

Kancelaria tajna powinna być w takim przypadku umieszczona w strefie bezpieczeństwa. Poza tym powinna być wyraźnie wydzielonym, zamkniętym obszarem oraz odpowiadać wspomnianym powyżej, a wskazanym w rozporządzeniu do ustawy o ochronie informacji niejawnych, normom zabezpieczenia fizycznego (zamki, kraty, szafy pancerne itd.). 

W takim systemie bezpieczeństwa duże znaczenie ma także obieg informacji, który musi również podlegać określonym wymogom proceduralnym. Na szczęście obieg informacji cechuje duży stopień powtarzalności i usystematyzowania, dlatego można go dosyć prosto rozpisać na pojedyncze procesy i do nich zastosować odpowiednie normy i procedury. 

Gdzie haczyk?

W ramach przepływu informacji niezwykle istotny jest sam aspekt odbioru informacji, a właściwie przesyłki zawierającej potencjalnie informacje niejawne. Gdzie leży problem? Otóż trzeba mieć zawsze na uwadze szerszy aspekt bezpieczeństwa, uwzględniający także elementy zewnętrzne względem przedsiębiorstwa, nie zawsze dla niego przyjazne. Nie jest tu więc problemem przyjęcie, zakwalifikowanie, oznaczenie czy umieszczenie w odpowiedniej szafie dokumentu celem przechowania – są to procesy jak najbardziej określone i wręcz rutynowe dla pracownika kancelarii tajnej. Problem pojawia się wtedy, gdy przesyłka faktycznie nie zawiera dokumentów niejawnych, a jej zawartość może stanowić zagrożenie dla życia i zdrowia pracowników.

Wbrew pozorom nie jest to zjawisko rzadkie. Przesyłki z niebezpieczną zawartością są coraz częściej używaną i bardzo skuteczną metodą wywierania nacisku na daną jednostkę gospodarczą. Kancelaria tajna natomiast, z racji swojej funkcji odbierania i przechowywania dokumentów jest szczególnie narażona na otrzymywanie podejrzanych przesyłek. 

Porady ekspertów

Jak się przygotować na taką ewentualność? Oto kilka wskazówek, na co zwracać uwagę i jak postępować z podejrzaną przesyłką? Po pierwsze rozmiar – ładunek wybuchowy nie musi być zapakowany i przesłany w wielkim pudle, tak naprawdę wystarczy koperta o grubości nieco powyżej 3 mm. Jeżeli więc dostaną Państwo kopertę, która teoretycznie powinna zawierać kilka kartek papieru, a ma wymiary wskazujące na większą objętość dokumentów – powinno to wzbudzić Państwa czujność. Kolejna wskazówka – adres. Jeżeli koperta jest zaadresowana „do rąk własnych”, „na ręce” czy „do wiadomości” danej osoby w przedsiębiorstwie, szczególnie prezesa czy dyrektora – to jest to kolejny znak przemawiający za zachowaniem ostrożności. Wszelkie nierówności koperty także mogą wskazywać na niebezpieczną zawartość. Elementem utrudniającym w tym przypadku prawidłowe rozpoznanie są tzw. koperty ochronne (z folią pęcherzykową) utrudniające wyczucie zawartości koperty – nawet w takim przypadku jednak odpowiednie przeszkolenie zaopatrzy nas w niezbędną wiedzę jak właściwie podejść do takiej przesyłki, wskaże także wiele innych aspektów, na które powinniśmy zwracać szczególną uwagę, przyjmując i rozpakowując przesyłkę. 

Zapobiegać łatwiej i taniej niż leczyć

Jeżeli chodzi o wszelkie akty terroru dokonywane przeciw przedsiębiorstwom i instytucjom – działania odwetowe, rozpoznawcze i zwalczające leżą w kompetencjach odpowiednich służb państwa. W gestii przedsiębiorstw i instytucji natomiast pozostaje cały wielki obszar działań zapobiegawczych. Działania te zresztą stanowią ponad 97% wszystkich działań podejmowanych w walce ze sprawcami aktów terroru i są nadzwyczaj skuteczne. W ramach takich właśnie działań mieści się stworzenie kompleksowego systemu bezpieczeństwa przedsiębiorstwa bądź instytucji, w tym systemu zabezpieczenia pirotechnicznego, kontroli ruchu osobowego i przesyłek, systemu zarządzania w czasie kryzysu (zarządzanie kryzysowe), a także odpowiednie przeszkolenie pracowników. Ludzie bowiem mogą stanowić najsłabsze jak i najmocniejsze ogniwo systemu ochrony – wszystko zależy od poziomu ich umiejętności i sprawności ich działania.

W przypadku pracowników związanych z ochroną informacji niejawnych jest to chociażby codzienne stosowanie się do zasad ostrożności i poprawności, włączając w to takie prozaiczne sprawy, jak chociażby nie pozostawianie kancelarii tajnej bez nadzoru, nie pozostawianie otwartych szaf z dokumentami, nie pozostawianie swojego bagażu bez nadzoru, nie prowadzenie w pomieszczeniach zamkniętych poufnych rozmów na tematy służbowe czy unikanie przypadkowych kontaktów. W przypadku kadry zarządzającej jest to włączenie bezpieczeństwa w obszar strategicznego i operacyjnego wymiaru działalności przedsiębiorstwa czy instytucji i przedsięwzięcie odpowiednich kroków mających na celu wdrożenie systemu bezpieczeństwa oraz zapewnienie przestrzegania przez pracowników zasad bezpieczeństwa. Jest to jedyna metoda uniknięcia sytuacji wycieku strategicznych informacji czy bezpośredniego zagrożenia zdrowia i życia pracowników, które często mają daleko idące skutki w postaci zarówno konsekwencji prawnych jak i strat materialnych. Jednym słowem lepiej i prościej jest działać i zapobiegać zawczasu niż leczyć.

Podobne artykuły:


/** if dodany na potrzeby ticketa: */